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こんにちは、LINE FukuokaのIT支援室 業務改善チームの佐々木です。


業務改善チームでは、総務・人事・経理などのコーポレート部門を中心に、社内の業務改善ニーズに対して、より働きやすくなる環境・ツールを提供しています。

実際に利用される社員のみなさんはもちろん、社外の方々にもIT支援室の取り組みをぜひ知っていただきたい! と思い、LINE Fukuoka Pressでの発信に前のめりで参加しました!!

今回はこれまでに提供した数多あるツールのなかから「RentaBox」について紹介させてください!

RentaBoxはLINE Fukuokaの社員であればだれでも利用することができます。
あなたがもしLINE Fukuokaの社員で、まだ使ったことがないのであれば、ぜひ最後まで読んでいただき、そのままRentaBoxへGOしてみてください!

目次



RentaBoxとは何か?
「RentaBox」とはPCの電源アダプタやVGA変換アダプタといったオフィスの備品や周辺機器の貸し出しを管理するツールです。
タブレットアプリとして提供しています。 
lfkpress_rentabox001貸出用備品棚に専用のタブレットを設置

備品を利用する際、こんな経験が誰しも一度はあるはず…

・一時的にレーザーポインターが必要…!
・なっ! しまった…家に電源アダプタを忘れてきた…
・普段は問題ないのに、なんでいざというときに故障するのー!?

こういったピンチや一時的に備品が必要なとき、社員をサポートするのが「RentaBox」です!

LINE Fukuokaには貸出用の備品をまとめた棚が設置されています。
RentaBoxも一緒に設置されていて、棚にある備品はすべてRentaBox上で管理されています。

備品を借りたいタイミングで棚へ行き、タブレット画面を数回タッチするだけでレンタルOK返却も同様です。


どんなときに、どうやって使うのか?
ではここで「RentaBoxでできること」を紹介します!

① 借りに行く前に在庫数を確認できる!
専用Webページ上で備品の在庫数を確認することができます。
「せっかく借りに行ったのに棚に備品がない…」なんてことがないよう、まずは在庫数を確認してみてください。RentaBoxの設置場所は社内の座席表で確認いただけます。
(!注意! 備品の貸し出し・返却は各拠点に設定されているRentaBoxから操作が必要です。)

② カードリーダーに社員証をタッチするだけで借りられる!
RentaBoxを利用するときに必要なのは社員証だけです。
タブレットの近くにあるカードリーダーに社員証をかざしてください。
あとはタブレット画面に表示される内容に従って操作いただくだけでOK。ご自身で貸出処理を行っていただけます。
(!注意! RentaBoxで貸し出している備品は社外持出禁止です。)
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社員証をカードリーダーにかざしてログインします

③ 貸出品の返却もRentaBoxでできる!
貸出品の利用が終了し、返却OKになった場合の返却処理もRentaBoxで行えます!
タブレット画面上にある「返却」ボタンを操作するだけです。
操作後は、備品をもとの棚に戻していただけば返却完了です。


なぜRentaBoxが生まれたのか?
開発秘話が気になった私は、RentaBoxのプロジェクトマネージャーである業務改善チームの松尾さんにインタビューしてきました!

Q.RentaBoxの開発背景を教えてください
RentaBoxの話が持ち上がったのは2018年の年末です。
当時の備品貸出管理はとてもアナログ。貸し出しがあるたびに、担当者が紙台帳に記入し、貸出状況も紙台帳上で管理している状態でした。

担当者の負担軽減に向けて、システム化が検討されはじめたのと同じ頃。業務改善チーム内では「OutSystems」の導入を検討していました。
「OutSystems」は、開発が比較的容易なローコード開発基盤です。
備品貸出管理のシステム化には「OutSystems」が適切だと話がまとまり、短期間での実現を目指し開発が始まりました。
貸出備品は棚で管理されていたので、その場で貸し出しから返却まで行えると便利だと考え、タブレットアプリとして構築することに。最終的に2019年の4月にリリースしました。


Q.どんなところに注力しましたか?
そうですね、「複数ある備品棚の貸出状況を可視化すること」と「誰でも簡単に操作できること」ですかね。

LINE Fukuokaには複数の拠点があり、それぞれに備品棚がありました。
当時の課題は、貸出状況を各拠点の担当者しかわかっていなかったこと。RentaBoxを導入することで、全拠点の貸出状況を可視化したかったんです。

また、システム化しても使いづらいと意味がないため、誰もが簡単に使えることも目指しました。
同時に「誰が、何を、借りているか?」を正しく把握することも重要でした。

そこで目を付けたのが社員証です。
全社員が持っていて、個人を特定できる社員証を利用することで実現できそうだなと。そして、操作と管理の両面で手間を軽減できると思いました。

Q.実際に開発を進める上で苦労したことはありますか?
はい、貸出業務の現場担当者と開発側の認識ズレを防止することです。
要望ひとつとっても、担当者がイメージしている部分と開発側がイメージできる部分が必ず一致するとは限りません。
担当者が抱く真のニーズは何なのか? すべてを把握することは難しいですが、要望を字面だけではなく絵に起こし、事前にイメージを共有することで認識ズレがないようにしました。

その他にはシステムのUIですかね。
構築した当初、貸出備品はテキストで表示していたのですがユーザーから「どんな備品なのか、わかりづらい」という意見もありました。
備品を写真で表示できるよう、社内のデザインチームにご協力いただきながら改善していきました。最近は、速度改善にも取り組んでいます。
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RentaBoxの操作画面

Q.RentaBoxの今後の展望はいかがでしょう?
最近は在宅勤務をしている社員も多いので、「遠隔サポート」もできればいいなと考えています。
備品の貸し出し・返却時、担当者へ確認したいことがある場合など。RentaBox上でZoomを起動させれば、繋がった担当者から遠隔サポートを受けることができる、といった感じです。

私たちは"作って終わり"という考えでツール開発をしているわけではないので、先ほどのUI改善のように社員(=ユーザー)からの声をもとにした改善を行うなど、トレンドや変化する状況を捉えながら、社員のみなさんがより便利になる改善を継続していきたいと考えています。



まとめ
IT支援室の取り組み第1弾として「RentaBox」を紹介しました。いかがでしたか?

IT支援室には、業務改善チームの他にもITヘルプチーム、情報セキュリティチーム、インフラチームがあり、「いたれりつくせり」のマインドで社内IT業務全般と日々向き合っています。


社員のみなさんからの「これあったらいいな」「こんなんできるといいな」という相談に対して、何が課題なのか? どうすれば実現できるのか? を前向きに捉え、プラスの変化を与えられる。
それが私たちの提供できる"価値"なんだと思います。

自分たちの働き方を、自分たちでよりよい方向に持っていくことができる。
それがLINE Fukuokaのおもしろさであり、そこを担える楽しさがIT支援室の魅力でもあると思います。今回の記事を通して少しでもそんな魅力が伝わっているとうれしいです!

最後まで読んでいただきありがとうございました!!

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