オンラインイベントOGP2

こんにちは!LINE Fukuoka Press編集部のゆげです。
Stay Homeの影響で、従来オフラインで行っていたようなイベントを、オンラインに切り替える動きが広がっていますね。

全国どこからでも気軽に参加できるなど、魅力も多いオンラインイベント。
LINE Fukuoka社員からも、「これまで東京に行かないと参加が難しかったイベントに、福岡から参加できる!」「子どもの面倒を見ながらでも参加できる!」というポジティブな意見をよく聞きます。
さらに、自身でオンラインイベントを開催する社員も増えてきました。

今回は、「これからオンラインイベントを実施したい!」と考えている2人と一緒に、実施経験を持つ社員へ、「配信方法はどうやって選んだ?」「参加者とのコミュニケーションはどう取る?」「今後はオフラインとオンライン、どう使い分ける?」など、気になるあれこれを聞いてみました。
聞き出した10のポイントを「準備編」「本番編」「事後編」に分けてお伝えします!


【今回の登場人物】
1_参加者

【CONTENTS】

■準備編

■本番編

■事後編

■おまけ


【準備編】
①目的に合わせた配信方法を選ぶ

 

オンラインイベントもいろんな配信方法がありますよね。
皆さんはどんな風に選びました?

 

100名を超える規模だったので、大人数に対応できるセミナータイプの配信システム(Zoomビデオウェビナー 以下ウェビナー)を使いました。
より多くの方に気軽に参加頂けるよう、同時にSNS等でLIVE配信することも検討しましたね。

 

私たちのイベントは「参加者との一体感」を重視して、参加者の顔が見えるタイプの配信システム(Zoomミーティング)を選びました。
プレゼン資料の投影時以外は、全員顔が映る形式で実施しています。



②準備段階から参加者を巻き込む

 

「一体感」をつくるために、当日のトークテーマを公式Twitter投票で決めたり、共通のバーチャル背景を事前配布して当日設定してもらったり、参加者と一緒に場をつくることも意識しましたね。

SC Twitter▲Twitterでの呼びかけ

全員集合
▲共通のバーチャル背景を事前に配布

③リハは前日までに

 

リハーサルはしました?

 

3日ほど前に実施しました。
チーム全員が慎重派だったこともあり(笑)、リハ前には別で進行表を運営メンバーで確認する時間も設けました。
そこで話者切り替えのタイミングなども確認でき、安心して本番に臨めたので、リハは重要だなと思いましたね。
まだオンラインイベントに慣れていない場合は特に!

 

僕たちは本番直前にリハをやったんですが、仕事で間に合わない方が何人かいて。
致命的ではなかったものの、ウェビナーの一部機能が使えないことが直前で判明したりもしたので、やはりリハは前日までにしておくべきだなと思いましたね…。



【本番編】
④最初に「配信システムの説明」を入れる

 

100人以上の大規模開催だったので、ウェビナーを使用したことがない方もいらっしゃるかもと思い、アイスブレイクを兼ねて10分程度ウェビナーについて説明する時間を取りました。
主催者からは参加者の顔が見えていないことを伝えたり、「手を挙げる」という機能の使い方を説明して、試しに使ってみてもらったり。
これはけっこう参加者の方からも好評でしたね。

 

大園さんのイベント、僕も参加したのですが、この説明タイムがあったのはすごく良かったです。
ウェビナーに慣れていないと、「自分も相手に見られているのでは」とか「声が聞こえているんじゃないか」とかすごく不安になるので。
説明があったことで安心して参加できましたね。

Webinarの説明
 ▲当日の投影スライド。システムについての事前説明を丁寧に実施


⑤機材トラブルなどに対応できるよう、共同ホストをつける

 

今回はトラブルなく済んだのですが、ネット環境の問題など予期せぬ事態に備えて、ホストは2名以上つけておくと安心ですね。

 

そうですね。僕もリハーサルのときにPCが強制再起動するっていう冷や汗ものの経験をしまして…
ホストを僕含め2名つけておくのに加えて、バックアップ用のPCをもう1台用意していました。



⑥タイムキーパーは重要

 

ここは本当に反省なのですが、時間が予定よりだいぶオーバーしてしまって。。
オンラインでも、タイムキーパーは大事ですね。

 

私たちもオーバーしてしまいました。。
予定していたディスカッションの時間が取れなくて、楽しみにしていた学生さんには申し訳なかったです。

 

進行表は作成していたんですが、チャットコメントに対する反応などで思っていた以上に時間がおしてしまいましたね…。
余裕を持ったタイムスケジュールにしておくことも大事かもしれません。



⑦意外と難しい双方向コミュニケーション

 

プレゼンと同時に、参加者とはZoomミーティングのチャット機能を使ってコミュニケーションを取っていました。
プレゼンターとは別のメンバーが対応したのですが、副音声的な感じで盛り上がっていて、これはオンラインらしいコミュニケーションだなと思いました。

 

僕たちはTwitterで質問や感想をつぶいやいてもらうようにしました。
ハッシュタグ自体は盛り上がってよかったのですが、Twitterをやっていない参加者もいると思うので、コミュニケーションの場所は引き続き考えていきたいです。
あと、Twitterやコメントから質問を拾うのが案外難しいなと。 質問の意図が汲み切れないときもあるので、Q&Aタイムを設けて音声つないだ方がいいのかも。

コメントのお願い
 ▲参加者とのコミュニケーション方法も事前にアナウンス


⑧「進行確認」と「参加者の動向確認」、それぞれ担当を

 

運営はオンライン上の進行を見る人と、参加者の動きを見ておく人をそれぞれ決めておいたのは良かったなと思います。
今回、ネットワーク不具合で入れていない参加者からメールで問い合わせが来ていて。
個別にやり取りをして、無事参加してもらうことができました。



⑨飽きさせない展開の工夫が必要?

 

オンラインだと、オフラインよりも集中しにくかったり、飽きやすい面があると思うんです。
なので、プレゼンの要所で動画を盛り込むなど工夫もしました。
とはいえ本番やってみると、やはり「飽きられているかも…」と不安になる瞬間はありましたね。

 

【事後編】

⑩今後のコミュニケーションにつなげるひと工夫

 

これはオフラインイベントの時もよくやっているのですが、最後に集合写真を撮影し、LINE公式アカウントを使って配信しました。
今回友だち登録してくれた学生さんへ、次回のイベントなども案内できればと思っています。


OA画面
 ▲LINE公式アカウントでキーワードをつぶやくと、集合写真が自動で送られてくる仕組みに



 【おまけ】
これからのコミュニティイベントは、「オンラインありきのオフライン」になる?


 

今後またオフラインイベントもできるようになったら、オンラインとどんな風に使い分けます?

 

今回、関東の学生さんも参加してくれたんですよね。 参加できる距離にいる場合も、オフラインは気持ち的にハードルが高いという方もいると思うんです。
なので、裾野を広げる場として今後もオンラインイベントは積極的にやっていきたいです。
一方で対面でのディスカッションやハッカソンはオフラインの方が向いていると思うので、オフラインではより強いつながりのコミュニティをつくっていけるといいですね。

 

技術コミュニティは少し毛色が違うかもしれないんですが、オフラインよりオンラインの方が集中しやすいという声もあるんですよね。資料も見やすいし。
技術的なシェアはむしろオンラインの方が向いてるかも。

ミートアップの参加動機って①技術的な話を聞きたい②参加者とつながりたいの2つがあると思っていて。
①はオンラインで対応できるので、今後はオフライン・オンライン同時開催にしたり、オンライン1本でやっても良いかなと思っています。
②はまだ対面のほうが向いていると思うので、オフライン中心に。そんな風に使い分けたいですね。

1_20200501_ZOOM取材_200507_0046

 

確かに。私たちのイベントに参加してくれた学生さんも、学生同士でつながりたい、という気持ちもあったと思います。

 

これからは「オフラインありきのオンライン」じゃなく「オンラインありきのオフライン」になるのかもしれないですね。
オンラインでつながってから、オフラインで会う。
言うなれば「オフ会」ですね。(笑)

 

確かに!その過程を経てオフラインで集まってくれた方々だと、すごく濃いコミュニティができそうですね。

 

オンラインって手軽に参加できるのが大きなメリットなので、気軽に参加したオンラインイベントが良かったからオフラインの方にも行ってみる、みたいな感じが合うんじゃないかな。
オフラインのイベントって一発目参加するの、けっこう勇気いりません?

 

わかります。(笑)

 

オンラインなら、ものによりますけど、顔も名前も見せずにしれっと入れる。
参加する側はめちゃくちゃ参加しやすい。
裾野を広げるのには向いていると思うんですよね。

 

それ聞くと、なんでこれまでやってなかったんだろうって思いますね。(笑)

 

想像力が足りてなかった。(笑)

 

あと怖いって思ってましたね。不安だった。でもやってみたら全然できた。(笑)

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オフラインと比べると会場準備とかもいらないですし、手間や費用も抑えられますね。

 

一方で、フードとかドリンクとか、会場の雰囲気とか、オフラインだからこそ提供できるものってオンラインでも代替できると思います?
それともそこはオフラインの時に、と割り切る?

 

そこは僕も考えましたね。オフラインで提供できていた価値を全部オンラインでも、と思ったんですけど、無理なものは無理なので、分けて考えることにしました。
オフラインとは違う、オンラインだからこその良さを活かす。

 

オンラインは参加しやすいのが魅力な一方、途中離脱もしやすい。
全国でのコンテンツ勝負になるから競合も増える。
やっぱり飽きさせない工夫が必要になるんですかね?

 

ちなみに僕自身はオフラインのミートアップでも飽きちゃうことはあるんだけど、オンラインの方が本当に飽きやすいんですかね?

 

うーん、確かに、他者の目があるから飽きてないふりをしてるだけかも。

 

考えてみると、テレビとかラジオも張り付いて見ている訳じゃないですもんね。
参加者にどういう態度で見てもらいたいのか、という決めの問題かも。


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そうですね、テレビとかラジオの存在に似ていると思います。
オンラインでオフラインと同じ状況をつくりたいのか、オンラインに特化したものをやるのか。
例えば活発な議論がしたいイベントなのでしっかり参加してもらいたいのか、それともラジオ感覚での参加も歓迎しているような緩めのイベントなのか。
参加者に求めるというよりも、主催者側が「こちらはそのつもりでやります」というスタンスを決めておくのが大事だと思います。

 

大園さんのイベント含め、僕も自宅からよく参加するのですが、3歳の娘が横で踊っている、という状況で聞いていることもあります。(笑)
そんな状態でも参加できる敷居の低さは魅力ですし、参加する側としてはありがたいなと思いますね。

 

目的によって合う合わないがあると思いますが、そういう使い方もできる。
良い点に注目して、上手く活用できるといいのかな、と思います。

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【オンラインイベント、やってみてわかった10のポイントまとめ】

①目的に合わせた配信方法を選ぶ
②準備段階から参加者を巻き込む
③リハは前日までに
④最初に「配信システムの説明」を入れる
⑤機材トラブルなどに対応できるよう、共同ホストをつける
⑥タイムキーパーは重要
⑦意外と難しい双方向コミュニケーション
⑧「進行確認」と「参加者の動向確認」、それぞれ担当を
⑨飽きさせない展開の工夫が必要?
⑩今後のコミュニケーションにつなげるひと工夫

オンラインにもオフラインにもそれぞれの良さがある。特にオンラインでは、運営側が「どんな風に参加してほしいと思っているか」のスタンスを共有することも大事。


経験者3人もまだまだ試行錯誤中ではあるものの、やってみて見えたことも多々あったようで、「まずは1回やってみたらいい!」とのアドバイスも。

オンラインイベントを検討中の方も、そうでない方も、何かヒントになる点があったなら幸いです^^

※大園主催イベントについては、こちらでもより詳細な内容が紹介されています。
ご興味をお持ちの方はぜひご覧ください!




LINE Fukuoka社内でのオンラインコミュニケーションについては、こちらの記事でご紹介しています。


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